继续教育学院档案管理制度

1、为规范培训档案的管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提高培训管理工作的规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国档案法》、《就业促进法》等相关法律法规及政策要求，结合实际情况，制定本制度。

2、本制度适用于本单位组织实施的所有培训活动，其中形成的具有保存价值的各类文件、记录、资料的管理，包括但不限于：培训计划、学员信息、教学记录、考核材料、资金凭证、评估报告等。

3、培训档案管理遵循以下原则：即 统一领导、分级管理； 完整准确、系统规范；安全保密、便于利用；同步管理、全程控制。加强对档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等实施全过程管理。

4、继续教育学院负责监督、指导每期培训相关人员做好文件材料的形成、积累和预立卷工作。负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编目、提供利用等工作。组织实施档案的信息化建设和安全管理工作。

5、所有与培训活动相关的文件材料应从其产生起即确保规范、有效。文件材料应采用耐久性好的载体（如纸质、符合要求的电子格式），内容填写完整、签署手续完备、格式符合规范。

6、凡在培训筹备、实施、考核、评估、资金管理、后续服务等全过程中形成的，具有查考、利用和凭证价值的文件材料均应纳入归档范围。包括： 管理文件类、项目申报与审批类、学员信息类、教学实施类、 考核鉴定类、 质量评估类、资金管理类、后续服务类，包括 创业指导、就业推荐、跟踪回访记录等及其他有保存价值的材料。

7、 电子文件应随办随归，与相应纸质文件同步归档。积极推进培训档案数字化和信息化管理，建立或利用现有信息系统实现电子文件的归档、管理、利用，提高档案管理效率和服务水平。电子档案的生成、存储、传输、利用应符合国家及行业相关标准与规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。实行电子档案与纸质档案并存时，应建立关联，保持一致。

8、 归档要求完整、准确、规范，设立专用的档案库房或配备坚固的档案装具，具备防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体等安全防护条件。电子档案应有可靠的存储设备和备份机制。

9、对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的培训档案，应严格按照相关保密规定进行管理，设定密级和保管期限，控制知悉范围。

10、 档案查阅须严格履行审批和登记手续，限期归还。不得涂改、勾画、折叠、抽取、污损、转借或擅自复制。涉密档案利用须遵守保密规定。保存期限及销毁，按照国家相关法律、法规、规定执行。